Was soll der Nachweis belegen?
Eine Dokumentation macht nachvollziehbar, wer wann zu welchen Tätigkeiten und Schutzmaßnahmen unterwiesen wurde. Sie hilft auch im Alltag: Führungskräfte erkennen offene Nachholtermine, FaSis können fachliche Änderungen zuordnen und bei der nächsten Wiederholung bleibt sichtbar, welche Fragen bereits aufgetreten sind.
Bewahren Sie deshalb nicht nur eine Liste mit Unterschriften auf. Verknüpfen Sie den Termin mit den tatsächlich verwendeten Unterlagen. Eine später überschriebene Präsentation kann sonst nicht mehr zeigen, was bei dem früheren Termin behandelt wurde. Eine klare Versionsnummer reicht dafür häufig als organisatorischer Anfang.
Checkliste: Diese Angaben praktisch festhalten
- Datum, Arbeitsbereich und Anlass der Unterweisung.
- Name und Funktion der unterweisenden Person.
- Namen der tatsächlichen Teilnehmenden und erforderliche Bestätigungen.
- Konkrete Themen: Tätigkeit, Gefährdungen und besprochene Schutzmaßnahmen.
- Verwendete Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisung und Präsentation mit Versionsstand.
- Gezeigte praktische Übungen und geklärte Rückfragen.
- Offene Punkte, zuständige Personen und vereinbarte Termine.
- Fehlende Beschäftigte und geplante Nachholung.
Diese Liste ist eine Arbeitshilfe. Die gesetzlichen Mindestanforderungen richten sich nach dem jeweiligen Anwendungsbereich. Dokumentieren Sie nur notwendige Angaben; private Gesundheitsinformationen oder Diagnosen gehören nicht in eine allgemein zugängliche Teilnehmerliste.
Die Anforderungen unterscheiden sich nach Thema
§ 4 DGUV Vorschrift 1 verlangt einen Nachweis über die Unterweisung. Für Arbeitsmittel konkretisiert § 12 BetrSichV, dass Datum und Namen schriftlich festgehalten werden.
Bei Gefahrstoffunterweisungen verlangt § 14 GefStoffV, Inhalt und Zeitpunkt schriftlich zu erfassen und die Unterweisung von den Unterwiesenen durch Unterschrift bestätigen zu lassen. Ein bloßer Systemeintrag „Datei geöffnet“ ist damit kein austauschbarer Ersatz. Klären Sie bei digitalen Verfahren, wie die einschlägigen Form- und Nachweisanforderungen im konkreten Ablauf erfüllt werden.
Welche Aufbewahrungsfrist gilt?
§ 4 DGUV Vorschrift 1 und § 14 GefStoffV nennen für Unterweisungsnachweise keine pauschale Zwei-, Fünf- oder Vierzigjahresfrist. Lange Fristen für andere Unterlagen, etwa Expositionsverzeichnisse, dürfen nicht ungeprüft auf die Unterweisungsdokumentation übertragen werden.
Legen Sie eine begründete Aufbewahrungs- und Löschregel für den Betrieb fest. Berücksichtigen Sie dabei die konkret anwendbaren Vorgaben, den Nachweiszweck, mögliche vertragliche Anforderungen und den Schutz personenbezogener Daten. Holen Sie bei Unklarheiten fachliche beziehungsweise rechtliche Unterstützung ein. „Für immer speichern, weil Speicherplatz billig ist“ ist keine geeignete Regel.
Beispiel für einen konkreten Eintrag
Zu allgemein: „Arbeitsschutz besprochen.“ Nachvollziehbarer: „Reinigung im Arbeitsbereich A: freigegebenes Reinigungsmittel und zugehörige Betriebsanweisung BA-04, Version 3; vorgesehene Schutzmaßnahmen; Absperren nasser Verkehrsflächen; Vorgehen bei unbeabsichtigtem Austritt; betrieblicher Meldeweg.“
Ergänzen Sie ausschließlich Inhalte, die tatsächlich behandelt wurden. Wenn eine Frage zur Eignung eines Handschuhs ungeklärt bleibt, schreiben Sie die Klärung als offene Aufgabe mit verantwortlicher Person auf. Ein unterschriebener Bogen macht einen ungeklärten sicherheitsrelevanten Punkt nicht automatisch erledigt.
Wie verwenden Sie die Dokumentationsfolie?
Die MeineGBU-Präsentation liefert eine Dokumentationsfolie als Ausgangspunkt. Sie müssen sie nach dem tatsächlichen Termin ausfüllen und entsprechend Ihrem betrieblichen Verfahren ablegen. Die Erstellung eines PPTX-Entwurfs ist kein Teilnehmermanagement, keine Fristüberwachung und keine automatische Archivierung von Nachweisen.
Für den vollständigen Ablauf lesen Sie unsere Anleitung zur Vorbereitung und Durchführung. Die Produktseite zur Dokumentationsfolie zeigt, wie das Ergebnis in Ihren bestehenden Prozess passt.