Für Ihre Vorbereitung
- Dokumentationspflicht
- DGUV Vorschrift 1
- Vorlage enthalten
Typische Fehler bei der Dokumentation
Diese Fehler machen Ihre Unterweisung angreifbar
Fehlende Unterschriften
Beachten Sie die jeweils geltenden Nachweisanforderungen. Bei Gefahrstoffen verlangt § 14 GefStoffV die Unterschrift der Unterwiesenen.
Keine Inhaltsangabe
Nur Datum und Teilnehmer reichen nicht. Die behandelten Themen müssen konkret benannt werden.
Verspätete Dokumentation
Dokumentation erst Wochen nach der Unterweisung – dann stimmen Datum und Teilnehmerliste oft nicht mehr.
Keine Aufbewahrung
Legen Sie eine begründete betriebliche Aufbewahrungsfrist fest. § 4 DGUV Vorschrift 1 nennt keine pauschale Zweijahresfrist.
Checkliste: Das muss in die Dokumentation
Unsere PPTX enthält eine Dokumentationsfolie als Vorlage
Datum & Uhrzeit
Wann fand die Unterweisung statt? Bei regelmäßiger Unterweisung: Turnus nachweisen.
Teilnehmerliste
Name, Vorname, Unterschrift aller Teilnehmer. Bei Verweigerung: Vermerken, dass die Person anwesend war.
Themen & Inhalte
Welche Gefährdungen und Schutzmaßnahmen wurden behandelt? Bezug zur GBU herstellen.
Unterweisende Person
Name und Funktion der Person, die die Unterweisung durchgeführt hat.
Rechtsgrundlage
Auf welcher Basis wurde unterwiesen? § 12 ArbSchG, branchenspezifische Vorschriften.
Besonderheiten
Waren Fragen? Gab es Diskussionen? Wurden Mängel gemeldet? Alles dokumentieren.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Unterweisungsnachweise aufbewahren?
§ 4 DGUV Vorschrift 1 und § 14 GefStoffV legen für Unterweisungsnachweise keine pauschale Aufbewahrungsfrist fest. Bestimmen Sie die Frist anhand der einschlägigen Regeln und Ihres Nachweisbedarfs. Fristen für Expositionsverzeichnisse dürfen nicht auf Unterweisungsnachweise übertragen werden.
Reicht eine digitale Dokumentation?
Ja, digitale Dokumentation ist zulässig, solange die Echtheit und Vollständigkeit sichergestellt ist. Digitale Unterschriften sind möglich.
Was muss ich bei Erstunterweisungen besonders dokumentieren?
Zusätzlich: Datum des Arbeitsbeginns, bestätigte Einweisung in Flucht- und Rettungswege, Vorstellung der Sicherheitsbeauftragten und Ersthelfer.
Enthält die MeineUnterweisung-PPTX eine Dokumentationsvorlage?
Ja. Jede generierte Präsentation enthält eine Dokumentationsfolie als Vorlage als Ausgangspunkt für Ihren betrieblichen Nachweis.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter nicht unterschreiben will?
Vermerken Sie, dass der Mitarbeiter anwesend war, aber die Unterschrift verweigert hat. Notieren Sie Datum, Uhrzeit und idealerweise einen Zeugen.