Who is allowed to create a risk assessment? + how often to update

Bei unserer Arbeit mit Unternehmen aller Größen begegnen uns zwei Fragen immer wieder:

1. "Wer darf die Gefährdungsbeurteilung überhaupt erstellen?" – Muss ich eine Fachkraft beauftragen oder darf ich das selbst?
2. "Wie oft muss ich die GBU aktualisieren?" – Reicht einmal, oder muss ich das regelmäßig machen?

Beide Fragen sind berechtigt – und die Antworten sind weniger kompliziert als gedacht.

Die kurze Antwort: Grundsätzlich der Arbeitgeber selbst. Das Arbeitsschutzgesetz schreibt keine bestimmte Qualifikation für die Erstellung der GBU vor.

In der Praxis kommen verschiedene Personen und Hilfsmittel in Frage:

• Der Arbeitgeber/Geschäftsführer – Er ist per Gesetz verantwortlich und darf die GBU selbst erstellen, wenn er über ausreichende Kenntnisse verfügt.
• Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa) – Die klassische Wahl. SiFas haben eine spezielle Ausbildung und kennen die relevanten Vorschriften.
• Betriebsarzt – Kann die GBU erstellen oder daran mitwirken, besonders bei Gefährdungen im Bereich Gesundheitsschutz.
• Sicherheitsbeauftragter – Kann unterstützend mitwirken, ist aber keine Fachkraft im Sinne des ASiG.
• Externe Dienstleister – Beratungsunternehmen, Ingenieurbüros oder spezialisierte Dienstleister.
• KI-gestützte Tools (wie MeineGBU) – Können Informationen für einen Entwurf strukturieren; die fachkundige Prüfung des betrieblichen Inhalts bleibt erforderlich.

§ 5 ArbSchG legt die Pflicht zur Beurteilung der Arbeitsbedingungen fest. Einzelne Spezialvorschriften, etwa § 3 Abs. 3 BetrSichV oder § 4 Abs. 1 BioStoffV, verlangen ausdrücklich eine fachkundige Durchführung. Für eine tragfähige Beurteilung braucht es in jedem Fall Kenntnisse über die konkreten Tätigkeiten und Gefährdungen:

• Der Ersteller muss die Gefährdungen am Arbeitsplatz kennen
• Er muss die relevanten Vorschriften (ArbSchG, BetrSichV, DGUV etc.) einordnen können
• Er muss die Risiken bewerten und geeignete Maßnahmen ableiten können

Ob der Arbeitgeber selbst über die erforderlichen Kenntnisse verfügt oder fachkundige Beratung hinzuziehen muss, hängt von der Tätigkeit und den einschlägigen Vorschriften ab.

Eine Fachkraft für Arbeitssicherheit oder ein Betriebsarzt kann fachlich beraten. Ein KI-Entwurf kann Informationen ordnen, ersetzt diese Fachkunde aber nicht.

Ein zentraler Punkt, der oft missverstanden wird: Die Durchführung der Gefährdungsbeurteilung kann delegiert werden – an eine SiFa, einen externen Dienstleister oder ein KI-Tool. Die Verantwortung verbleibt aber immer beim Arbeitgeber.

Das bedeutet konkret:

• Der Arbeitgeber muss sich vergewissern, dass die GBU vollständig und korrekt ist
• Er muss die festgelegten Maßnahmen tatsächlich umsetzen
• Er muss die GBU aktuell halten
• Bei einem Unfall kann er sich nicht darauf berufen, dass die GBU von jemand anderem erstellt wurde

MeineGBU bietet optional eine SiFa-Prüfung des Dokumententwurfs an. Welche Prüfung im konkreten Fall nötig ist und ob zusätzliche betriebliche Schritte fehlen, muss anhand der tatsächlichen Arbeitsbedingungen geklärt werden.

Das ArbSchG nennt keine allgemeingültige Frist für die Wiederholung oder Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung. Prüfen Sie bei betrieblichen Veränderungen und neuen Erkenntnissen, ob die Beurteilung und die Schutzmaßnahmen noch passen. Halten Sie das Ergebnis der Prüfung fest.

Für einzelne Tätigkeiten gelten zusätzliche Regeln: Bei Tätigkeiten mit Biostoffen verlangt § 4 Abs. 2 BioStoffV eine Überprüfung mindestens alle zwei Jahre und bei Bedarf eine Aktualisierung. Bei der Verwendung von Arbeitsmitteln verlangt § 3 Abs. 7 BetrSichV eine regelmäßige Überprüfung sowie unter bestimmten Voraussetzungen eine unverzügliche Aktualisierung. Diese Regeln lassen sich nicht durch einen pauschalen Branchen-Turnus ersetzen.

Prüfen Sie insbesondere bei folgenden Veränderungen oder Erkenntnissen, ob die GBU ergänzt oder aktualisiert werden muss:

• Arbeitsmittel und Verfahren: Änderungen, die neue oder andere Gefährdungen mit sich bringen
• Unfälle und Beinahe-Unfälle: Erkenntnisse über bisher unzureichend erfasste Gefährdungen
• Arbeitsstoffe: Neue oder anders verwendete Stoffe
• Arbeitsorganisation und Räume: Geänderte Tätigkeiten, Abläufe oder Arbeitsplätze
• Neue Erkenntnisse oder Regeln: Informationen, die eine andere Bewertung oder Maßnahme erfordern
• Beschäftigte: Besondere Schutzbedarfe, die für die Tätigkeit relevant sind

Legen Sie Verantwortliche und Termine fest, um die Aktualität der GBU zu prüfen. Der Prüfplan muss zu den Tätigkeiten und ihren Risiken passen. Berücksichtigen Sie besondere Vorgaben, etwa für Biostoffe, und reagieren Sie zusätzlich auf sicherheitsrelevante Änderungen oder neue Erkenntnisse. Dokumentieren Sie auch, wenn eine Prüfung keinen Anpassungsbedarf ergibt.

Einer der größten Vorteile von MeineGBU: Die Aktualisierung ist genauso schnell wie die Erststellung.

Wenn sich in Ihrem Betrieb etwas ändert – neue Maschine, neues Verfahren, Umzug – erstellen Sie einfach eine neue GBU mit den aktualisierten Angaben. In 10 Minuten haben Sie eine aktuelle, strukturierte Dokumentation.

Aktuelle Paketpreise und den Verbrauch pro Dokument finden Sie auf der Preisübersicht.

So bleiben Sie dauerhaft als Arbeitsentwurf, ohne großen Zeit- oder Kostenaufwand.