Who is allowed to create a risk assessment? + how often to update

Bei unserer Arbeit mit Unternehmen aller Größen begegnen uns zwei Fragen immer wieder:

1. "Wer darf die Gefährdungsbeurteilung überhaupt erstellen?" – Muss ich eine Fachkraft beauftragen oder darf ich das selbst?
2. "Wie oft muss ich die GBU aktualisieren?" – Reicht einmal, oder muss ich das regelmäßig machen?

Beide Fragen sind berechtigt – und die Antworten sind weniger kompliziert als gedacht.

Die kurze Antwort: Grundsätzlich der Arbeitgeber selbst. Das Arbeitsschutzgesetz schreibt keine bestimmte Qualifikation für die Erstellung der GBU vor.

In der Praxis kommen verschiedene Personen und Hilfsmittel in Frage:

• Der Arbeitgeber/Geschäftsführer – Er ist per Gesetz verantwortlich und darf die GBU selbst erstellen, wenn er über ausreichende Kenntnisse verfügt.
• Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa) – Die klassische Wahl. SiFas haben eine spezielle Ausbildung und kennen die relevanten Vorschriften.
• Betriebsarzt – Kann die GBU erstellen oder daran mitwirken, besonders bei Gefährdungen im Bereich Gesundheitsschutz.
• Sicherheitsbeauftragter – Kann unterstützend mitwirken, ist aber keine Fachkraft im Sinne des ASiG.
• Externe Dienstleister – Beratungsunternehmen, Ingenieurbüros oder spezialisierte Dienstleister.
• KI-gestützte Tools (wie MeineGBU) – Moderne Alternative, die Fachwissen automatisiert anwendet und als Arbeitsgrundlage dient.

§ 5 ArbSchG verlangt, dass die Gefährdungsbeurteilung fachkundig durchgeführt wird. Das bedeutet:

• Der Ersteller muss die Gefährdungen am Arbeitsplatz kennen
• Er muss die relevanten Vorschriften (ArbSchG, BetrSichV, DGUV etc.) einordnen können
• Er muss die Risiken bewerten und geeignete Maßnahmen ableiten können

Das Gesetz schreibt aber keine formale Qualifikation vor. Ein erfahrener Handwerksmeister, der seinen Betrieb und die typischen Gefährdungen kennt, darf die GBU grundsätzlich selbst erstellen.

In der Praxis empfiehlt sich jedoch die Hinzuziehung fachkundiger Unterstützung – sei es durch eine SiFa, einen Betriebsarzt oder ein KI-Tool, das die GDA-Systematik und relevante Vorschriften automatisch berücksichtigt.

Ein zentraler Punkt, der oft missverstanden wird: Die Durchführung der Gefährdungsbeurteilung kann delegiert werden – an eine SiFa, einen externen Dienstleister oder ein KI-Tool. Die Verantwortung verbleibt aber immer beim Arbeitgeber.

Das bedeutet konkret:

• Der Arbeitgeber muss sich vergewissern, dass die GBU vollständig und korrekt ist
• Er muss die festgelegten Maßnahmen tatsächlich umsetzen
• Er muss die GBU aktuell halten
• Bei einem Unfall kann er sich nicht darauf berufen, dass die GBU von jemand anderem erstellt wurde

Genau deshalb bietet MeineGBU die Option der SiFa-Prüfung: Die KI erstellt die GBU als fachliche Arbeitsgrundlage, eine Fachkraft für Arbeitssicherheit prüft und gibt sie frei. So kombinieren Sie Effizienz mit maximaler Absicherung.

Das ArbSchG nennt kein festes Intervall für die Aktualisierung. Die GDA-Leitlinie und die Praxis der Aufsichtsbehörden ergeben jedoch klare Orientierungswerte:

• Regelmäßig: Alle 3-5 Jahre eine Überprüfung, ob die GBU noch aktuell ist
• Bei Branchen mit hohem Risiko (Bau, Chemie, Gesundheit): Empfohlen alle 1-2 Jahre
• Bei Büroarbeitsplätzen: Alle 3-5 Jahre in der Regel ausreichend

Entscheidend sind aber die anlassbezogenen Pflicht-Aktualisierungen – diese gelten sofort und unabhängig vom regulären Intervall.

In folgenden Situationen muss die GBU sofort aktualisiert werden:

• Neue Arbeitsmittel oder Maschinen: Anschaffung neuer Geräte, Software oder Fahrzeuge
• Geänderte Arbeitsverfahren: Neue Prozesse, Umstellung der Produktion, Digitalisierung
• Arbeitsunfälle oder Beinahe-Unfälle: Jeder Vorfall zeigt, dass die bestehende GBU eine Lücke haben könnte
• Berufskrankheiten: Treten gehäuft bestimmte Erkrankungen auf, muss die GBU überprüft werden
• Neue Arbeitsstoffe oder Gefahrstoffe: Neue Chemikalien, Reinigungsmittel, Baumaterialien
• Umstrukturierung oder Umzug: Neue Räumlichkeiten, Zusammenlegung von Abteilungen
• Neue gesetzliche Vorschriften: Änderungen im ArbSchG, neue Technische Regeln, neue DGUV-Vorschriften
• Neue Erkenntnisse: Neue wissenschaftliche Erkenntnisse über Gefährdungen (z.B. neue Grenzwerte)
• Besondere Personengruppen: Einstellung von Schwangeren, Jugendlichen, Menschen mit Behinderung, Leiharbeitnehmern

Unsere Empfehlung für die Praxis:

Einer der größten Vorteile von MeineGBU: Die Aktualisierung ist genauso schnell wie die Erststellung.

Wenn sich in Ihrem Betrieb etwas ändert – neue Maschine, neues Verfahren, Umzug – erstellen Sie einfach eine neue GBU mit den aktualisierten Angaben. In 10 Minuten haben Sie eine aktuelle, rechtskonforme Dokumentation.

Das Sicherheitsmünzen-System macht es besonders wirtschaftlich: Im Jahres-Abo kostet eine GBU-Aktualisierung ab 37,50 € – ein Bruchteil dessen, was eine SiFa für eine manuelle Überarbeitung berechnet.

So bleiben Sie dauerhaft rechtskonform, ohne großen Zeit- oder Kostenaufwand.